Hogyan állítom be, milyen leveleket kap az ügyfél a desktől?

Az ügyfél a desktől automatikus leveleket kap: visszaigazolást az új kérésről, a válaszaitokat, értesítést a megoldásról. Hogy pontosan mikor és milyen néven, azt a desk E-mail fülén állítod be; a levelek szövegét a Levélsablonok között szerkeszted.

Feladó és aláírás

A Feladó-azonosság kártyán add meg:

• Megjelenített név – ezt látja az ügyfél feladóként; üresen a desk neve;
• Aláírás (magyar) és Aláírás (angol) – a levelek alján.

Mely eseményekről menjen levél?

app.topyn.hu/tickets/admin/desks

1

Az Ügyfél-levelek kártyán eseményenként kapcsolod be vagy ki a levelet 1:

• Jegy létrehozva – visszaigazolás az új kérésről;
• Ügynöki válasz és Automatizált válasz;
• Jegy megoldva és Automatikus lezárás;
• Elégedettségi felmérés;
• Bejövő elutasítva;
• Jóváhagyási kérés;
• Állapotváltozás (ügyfél által látott) – alapból ki van kapcsolva. Bekapcsolva a Mely állapotokba lépéskor választóval szűkítheted, mely állapotváltásokról menjen levél, és külön dönthetsz arról is, hogy a bejelentő saját lépéséről is kapjon-e levelet (A bejelentő saját lépéséről is menjen levél). Levél csak akkor megy, ha az ügyfél által látott állapotnév tényleg változik.

Ugyanezen a fülön állítod be a bejövő levelek szűrését és az elégedettségi felmérést is. A végén kattints a Mentés gombra.

Ha az ügyfél kikapcsol egy levelet

A portál „Profil” oldalán az ügyfél maga is kikapcsolhat öt levelet: Jegy létrehozva, Állapotváltozás (ügyfél által látott), Jegy megoldva, Automatikus lezárás és Elégedettségi felmérés. Ez akkor is érvényes, ha a levelet egy automatizálási szabály küldi.

• A kikapcsolás személyes: csak azt az ügyfelet hagyja ki, aki beállította. Ha ő a kérés bejelentője, a CC-résztvevők továbbra is megkapják a levelet; ha senki más nem kapná, a levél nem megy ki.
• A válaszokat (Ügynöki válasz, Automatizált válasz) és a jóváhagyási kéréseket az ügyfél nem kapcsolhatja ki.
• Csak annak a portálnak a beállítása számít, amelyik a desket kiszolgálja, és amelyen a Értesítési beállítások és profil képesség be van kapcsolva.

A desk kapcsolói ennél erősebbek: amit itt kikapcsolsz, az senkinek nem megy ki.

A levelek szövege

app.topyn.hu/tickets/admin/library/emails

123

1. Nyisd meg a Levélsablonok oldalt (a workspace közös sablonjai), vagy a desk E-mail fülén lent a A desk saját sablonjai részt.
2. Kattints a sablon nevére, például Jegy létrehozva.
3. Válts a nyelvre (HU vagy EN), és írd át a Tárgy 1 és a Törzs mezőt.
4. A Változó beszúrása gombbal 2 változót szúrsz be – például az ügyfél nevét vagy a jegy kulcsát –, amelyet a rendszer küldéskor kitölt.
5. Kattints a Mentés gombra.
6. Az Előnézet gombbal 3 mintaadatokkal megnézed a levelet, a Teszt küldése gombbal pedig elküldöd a saját címedre. Mindkettő a mentett változatot mutatja.

A desknél a Saját változat ennél a desknél gombbal csak erre a deskre érvényes szöveget készítesz; a Visszaállítás a könyvtárira gombbal visszatérsz a közös sablonhoz.