Szerződések – ismétlődő megállapodások, megújítás és MRR

A szerződés egy ügyféllel kötött, ismétlődő megállapodás: kivel, mikortól, mennyi időre és milyen ütemben számláz. A tételei egy számlázási időszak díját adják meg, és ebből a rendszer kiszámolja, mennyit ér havonta (MRR) és évente (ARR). A szerződéseket a bal oldali menü Szerződések pontjában találod.

Mit tudsz vele csinálni?

app.topyn.hu/contracts

123

• Kézzel 1 vagy egy megnyert dealből készítesz szerződéstervezetet, és a tételeit magán a szerződésen adod hozzá.
• Aktiválással elindítod: onnantól beszámít az MRR-be, és – ha a Számlázás modul is be van kapcsolva – a napi számlázási futás minden időszakra számlatervezetet készít.
• Beállítod a futamidőt, az automatikus megújítást és a felmondási időt; a rendszer időben szól, ha egy szerződés megújítása esedékes – ezeket a Megújítás esedékes gyorsszűrővel 3 egy kattintással kigyűjtöd.
• A szerződés lezárásával vagy felmondásával az MRR lemorzsolódásként távozik; minden mozgás bekerül a szerződés MRR-történetébe.
• Feltöltöd mellé az aláírt dokumentumokat (szerződés, módosítás, megrendelés, melléklet); ezek számozott dokumentumként a Dokumentumtárba is bekerülnek.
• PDF-, DOCX- vagy ZIP-fájlokból, illetve Google Drive-ból tömegesen is importálhatsz szerződéseket 2: a Topin AI kiolvassa az adatokat, te ellenőrzöd és jóváhagyod őket.

A szerződés életútja

A szerződés adatlapja

app.topyn.hu/contracts

123

A szerződés adatlapján a fejléc alatt az állapot-út 1 mutatja, hol tart a szerződés: Tervezet → Futó → Lejárt. A lépésekre kattintva indítod (Aktiválás) vagy zárod le a szerződést; a felmondás a fejléc ⋯ menüjében van, a felmondott szerződés az úton kívül áll. A mutató-sor a Havi díj (MRR), az Éves díj (ARR), a Lejárat és a Következő számlázás értékét adja. Alatta a dokumentumlánc-sáv 2 mutatja, mely dealből, ajánlatból vagy rendelésből jött a szerződés, és milyen számlák készültek belőle; a fülek 3: Áttekintés (adatok, futamidő és megújítás, a Következő lépés kártya, jegyzetek, feladatok), Tételek (tételek és számlázás), Számlák, Dokumentumok és Idővonal (idővonal, MRR-történet, változásnapló). Az adatlap általános felépítéséről lásd Hogyan épül fel egy rekord adatlapja?.

A szerződésszám C-<év>-<sorszám> alakú, évente újrakezdődő sorozat a workspace-en belül. Ha a papíron más szám áll, azt a Külső szerződésszám mezőben rögzítheted.

Gyakori kérdések

Mi az MRR és az ARR?

Az MRR (havi ismétlődő bevétel) a futó szerződések egy hónapra átszámolt nettó díja; az ARR ennek tizenkétszerese. Egy negyedéves, 300 000 Ft-os tétel 100 000 Ft MRR-t jelent. A tervezet és a lezárt szerződés nem számít bele, és a különböző pénznemeket a rendszer sosem adja össze.

Ki számlázza ki a szerződést?

A rendszer naponta megnézi, melyik futó szerződésnek kezdődik új számlázási időszaka, és arra számlatervezetet készít. Kiállítani soha nem állítja ki magától: azt mindig egy kolléga teszi meg a Számlák oldalon. Ehhez a Számlázás modulnak is bekapcsolva kell lennie.

Ki láthatja és ki módosíthatja a szerződéseket?

Alapból a Tulajdonos és a Menedzser minden szerződést lát és kezel. A Értékesítő szerepkör létrehozhat szerződést, és a sajátjait szerkesztheti, aktiválhatja vagy lezárhatja; a Megtekintő csak megnézi őket.

Mi történik, ha kikapcsolom a modult?

A Szerződések menüpont eltűnik, a napi számlázási futás és a megújítás-figyelés leáll, de a szerződések nem törlődnek: ha újra bekapcsolod a modult, ott folytatod, ahol abbahagytad.