Számlázás – számlák, díjbekérők és befizetések

A Számlázás modul a CRM és a számlázó programod közötti híd. A számlákat és díjbekérőket itt készíted elő, a hiteles, sorszámozott számlát pedig a bekötött számlázó program – a Billingo vagy a Számlázz.hu – állítja ki. A kiállított számlák befizetéseit és a kintlévőséget is itt követed. A számlákat a bal oldali menü Számlák pontjában találod; az oldalnak két füle van, a Számlázandó és a Számlák, lásd Hogyan igazodom el a Számlák oldalon?.

Mit tudsz vele csinálni?

app.topyn.hu/invoices?tab=invoices

12

• Számlatervezetet vagy díjbekérő-tervezetet készítesz kézzel 1, egy visszaigazolt rendelésből, egy szerződés számlázási időszakából vagy egy projekt munkaidejéből.
• A Számlák oldal Számlázandó fülén egy helyen látod, mi vár teljesítésre vagy számlázásra, és tömegesen készítesz belőle piszkozatot vagy számlát.
• Az ajánlaton és a rendelésen fizetési ütemtervet adsz meg: előleg, mérföldkő, időszakos részlet.
• Kiállítás előtt bármit módosíthatsz a tervezeten: tételeket, dátumokat, vevőadatokat; a szoftver által számolt értékeket (például a teljesítés napját) átírhatod, a NAV-ellenőrzés pedig jelzi a hibákat.
• A kiállítással a számlázó program sorszámot ad, és a számla attól kezdve nem módosítható; hiba esetén sztornózod.
• Rögzíted a befizetéseket, és a rendszer figyeli, mi jár le: a lejárt számlákról a felelős rendszeresen emlékeztetőt kap.
• A díjbekérőből kiállítás és befizetés után végszámlát készítesz, amely átviszi a díjbekérőre érkezett befizetéseket.
• A számla saját adatlapja állandó fejlécet kap: állapot-utat (Tervezet → Kiállítva → Kifizetve), mutatókat (bruttó összeg, hátralék, határidő, kifizetettség), alatta dokumentumlánc-sávot és füleket (Áttekintés, Tételek, Kifizetések, Dokumentumok, Idővonal); lásd Hogyan épül fel egy rekord adatlapja?.

Teszt módban a lista fölötti sáv 2 jelzi, hogy még nincs bekötve számlázó program.

Számlázó program és teszt mód

Amíg nem kötsz be számlázó programot, a workspace teszt módban van: a számlák TESZT sorszámot kapnak, nem hitelesek, és nem hagyják el a rendszert. Így a teljes folyamatot – rendelés, számla, befizetés – kipróbálhatod, mielőtt éles számlát állítanál ki. A bekötést a beállítások között, a Számlázás oldalon végzed – lásd Hogyan kötöm be a Billingót vagy a Számlázz.hu-t?. Ugyanazon az oldalon van a számlakép, az automatizmus, az adózás és a hiányzó adatok is, lásd Hogyan igazodom el a Számlázás beállításai oldalon?.

A számla állapotai

Gyakori kérdések

Küld a rendszer számlát vagy fizetési felszólítást az ügyfélnek?

Nem. A CRM a számla adatait a számlázó programnak küldi, de a számlát nem küldi el az ügyfélnek, és a számlázó programot sem kéri erre: a kiállított számla PDF-jét letöltheted, és te juttatod el. Fizetési felszólítást sem küld; a lejárt számlákról a számla felelőse kap emlékeztetőt, hogy ő keresse meg az ügyfelet.

Milyen fizetési határidőt kap egy új számla?

Ha nem adsz meg mást, a tervezet létrehozásától számított 8 napot, átutalásos fizetési móddal. A határidőt és a fizetési módot kiállítás előtt a tervezeten bármikor átírhatod.

Ki állíthat ki és ki sztornózhat számlát?

Számlát kiállítani, sztornózni és befizetést rögzíteni alapból a Tulajdonos és a Menedzser tud. A Értékesítő szerepkör számlatervezetet készíthet és szerkesztheti a sajátjait, a Megtekintő csak megnézi a számlákat. A számlázó program bekötése a Tulajdonos és a Menedzser dolga.

Mi történik, ha kikapcsolom a modult?

A Számlák menüpont és a számlakártyák eltűnnek, a szerződések napi számlázási futása és a lejárati emlékeztetők leállnak, de a számlák nem törlődnek.