Dokumentumtár – szabályzatok, szerződések és ISO 27001

A Dokumentumtár a cég szabályzatainak, eljárásainak, szerződéseinek és bizonyítékainak közös helye. Minden dokumentum egyedi számot kap, a verziói egymásra épülnek, és egy életcikluson halad végig a tervezettől a hatályos állapotig. A tárat a bal oldali menü Dokumentumtár pontjában találod.

Az oldal részei

app.topyn.hu/library

123

• Bal oldalt a típusok listája áll, mindegyik mellett a dokumentumok számával; a Minden típus gombbal 1 újra minden típust látsz.
• A Tömeges feltöltés gombbal 2 sok fájlt töltesz fel egyszerre, az Új dokumentum gombbal 3 egyet.
• A táblázat oszlopait, szűrőit és rendezését a többi listához hasonlóan állítod be, és mentett nézetként eltárolhatod.
• A sor végi szem ikonnal megnyitod a gyorsnézetet, az oldal elhagyása nélkül.
• A listára húzott fájlt is feltöltheted kattintás nélkül: Egy fájl: új dokumentum · több fájl: tömeges feltöltés.
• A fejléc jobb szélén linkek visznek az ISO 27001, az Auditcsomag és a Selejtezés oldalra, valamint – a vezetőknek – az Dokumentumtár beállításai oldalra; az utóbbi három csak a Tulajdonos és a Menedzser szerepkörnek látszik.

Mit tudsz vele csinálni?

• Dokumentumot töltesz fel fájlból, sablonból vagy tömegesen; a rendszer a prefix mintája szerint számot ad neki (például POL-001 vagy SZ-2026-0007).
• A dokumentumot beküldöd felülvizsgálatra; a típusától függően jóváhagyás nélkül, a tulajdonos jóváhagyásával vagy jóváhagyási lánccal lesz belőle hatályos dokumentum.
• Új verziót töltesz fel, két verziót összehasonlítasz, és a szerződésekhez aláírt példányt csatolsz.
• Minősítést adsz (alapból Nyilvános, Belső, Bizalmas, Szigorúan bizalmas; a szinteket a vezetők szerkesztik), és ez dönti el, ki láthatja a dokumentumot, és kikerülhet-e kívülre.
• A szabályzatok elolvasását a kollégák nyugtázzák, a felülvizsgálatok határidőre esedékessé válnak.
• Időkorlátos linkkel, e-mailben vagy az ügyfélportálon osztasz meg dokumentumot, egy külső auditornak pedig külön hozzáférést adsz.
• Az ISO 27001-nézetben látod az ISMS-készenlétet, a hiányzó kötelező dokumentumokat és az Annex A lefedettségét.
• A megőrzési idő után jóváhagyással selejtezel, a vitás iratokat jogi zárolással véded.

Alapfogalmak

Ki mit tehet?

• A Tulajdonos és a Menedzser minden dokumentumot lát és kezel – a Szigorúan bizalmasakat is –, és ők érik el a beállításokat, az ISO-nézetet, az auditcsomagot és a selejtezést.
• Az Értékesítő dokumentumot hoz létre, és a saját dokumentumait szerkeszti, küldi be, osztja meg és törli.
• A Megtekintő csak megnézi a számára látható dokumentumokat.

A Bizalmas és a Szigorúan bizalmas dokumentumot a vezetőkön kívül csak az láthatja, akinek a dokumentumhoz hozzáférése van – lásd Ki látja a tárban lévő dokumentumokat?.

Gyakori kérdések

Hol kezdjem, ha üres a tár?

Ha ISO 27001-dokumentációt építesz, futtasd le a kezdőcsomagot: létrehozza az ajánlott típusokat, prefixeket és az ISMS-ellenőrzőlistát – lásd Hogyan állítom be a tárat az ISO 27001 kezdőcsomaggal?. Ha csak szerződéseket tárolnál, elég feltöltened az elsőt.

Mi történik, ha kikapcsolom a modult?

A Dokumentumtár menüpont és a tár oldalai eltűnnek, a dokumentumok azonban megmaradnak, és ha újra bekapcsolod a modult, ott folytatod, ahol abbahagytad. A szerződésekhez csatolt fájlok a modul nélkül is elérhetők a szerződés oldalán.

Van az appban bemutató a tárhoz?

Igen. Az első látogatáskor egy rövid túra mutatja be a listát, a keresést és a feltöltést, és öt rövid útmutató is tartozik a tárhoz a szerződés aláírásától az auditcsomagig. Ezeket a Súgó menüből, a gyorskeresőből vagy a Súgó és útmutatók oldalról indíthatod – lásd Hogyan indítom újra az appon belüli útmutatókat?.