Hogyan hozok létre új dokumentumot a Dokumentumtárban?

Új dokumentumot a Dokumentumtár listájának Új dokumentum gombjával kezdesz: ez egy teljes oldalt (/library/new) nyit meg, nem felugró ablakot. A rendszer a kiválasztott számozás mintája szerint számot ad a dokumentumnak, és Tervezet állapotban menti – innen indul a jóváhagyás és a hatályba léptetés.

Hol indíthatod?

• A Dokumentumtár lista Új dokumentum gombjáról. Ha a bal oldali típuslistában már kiválasztottál egy típust, az oldal azt javasolja.
• A lista területére húzott egyetlen fájllal – lásd lent.
• Egy rekord (cég, kapcsolattartó, projekt, jegy és így tovább) Dokumentumok kártyájáról – lásd lent.
• A keresőpalettából (Ctrl+K): kezdd el beírni, hogy „új dokumentum”, és a találatok között a Műveletek csoportban megjelenik az Új dokumentum művelet.

A Vissza nyíl és a Mégse oda visz vissza, ahonnan érkeztél, a jobb felső Útmutató gomb pedig elindítja az oldal rövid útmutatóját. Az első látogatáskor ez magától is felajánlja magát.

Forrás kiválasztása

app.topyn.hu/library/new

123

Az oldal bal oldalán, az 1 · Miből készül? résznél dől el, miből készül a dokumentum.

1. Válaszd a Fájl feltöltése kártyát 1, ha meglévő fájlt töltesz fel. Húzd a fájlt a területre, vagy kattints a Tallózás gombra.
2. Válaszd az Üres dokumentum kártyát 2, ha új Word-, Excel- vagy PowerPoint-dokumentumot kezdesz (Fájlformátum). Létrehozás után közvetlenül a böngészős szerkesztőben nyílik meg.
3. Válaszd a Sablonból kártyát 3, ha egy hatályos sablonból dolgozol – lásd Hogyan hozok létre dokumentumot sablonból?.

Alapadatok megadása

app.topyn.hu/library/new

1234

1. Az 2 · Alapadatok résznél add meg a Cím értékét 1. Fájlnál a cím a fájlnévből képződik, de átírhatod.
2. Válaszd ki a Típus 2 és a Prefix 3 értékét. A típus alapértelmezett számozását előre beállítja az oldal (A típus alapértelmezése — átírható.), és csak az aktív számozások szerepelnek a listában.
3. Válaszd ki a Minősítés szintjét 4. Az egyes kártyákon azonnal látod, ki olvashatja majd; alapból a típus vagy a munkaterület alapértelmezett szintje van kiválasztva. A szintekről lásd Hogyan módosítom egy dokumentum minősítését, és hogyan állítom be a szinteket?.
4. Szükség szerint add meg a Felelős (alapból te), a Cég, a Címkék és a Kapcsolatok értékét. Ha a számozás mintája cégkódot tartalmaz, a cég kötelező (Cég (kötelező)).

Az Összegzés és a létrehozás

app.topyn.hu/library/new

12

A jobb oldali Összegzés panel 1 már létrehozás előtt megmutatja, mi vár a dokumentumra:

• A dokumentum száma (A dokumentum száma lesz) a kiválasztott számozás szerint. A szám csak a létrehozáskor foglalódik le, addig más is megkaphatja, ezért a végső szám eltérhet.
• A típus jóváhagyási módja, a felülvizsgálat gyakorisága és a megőrzési idő.
• A minősítés szerint, hogy ki láthatja a dokumentumot, és a külső link, az ügyfélportál engedélyezett vagy tiltott.
• A Mi hiányzik még? lista – a Létrehozás gomb addig inaktív, amíg minden kész.

Ha minden kész, kattints a Létrehozás gombra 2, vagy nyomd meg a Ctrl+Enter billentyűt. A dokumentum adatlapja nyílik meg, már a kiosztott számmal; üres dokumentumnál a szerkesztő.

Milyen fájlt tölthetsz fel?

PDF, Word (DOCX, DOC), Excel (XLSX, XLS), PowerPoint (PPTX, PPT), OpenDocument (ODT, ODS, ODP), TXT, CSV, PNG és JPG fájlt, legfeljebb 50 MB méretben.

• Makrót tartalmazó Office-fájlt (például DOCM vagy XLSM) a rendszer nem fogad el.
• A jelszóval védett fájlt elfogadja, de a verziók között Jelszóval védett jelzést kap: ehhez nem készül előnézet, és kívülre sem osztható meg.

Ha a fájl már szerepel a tárban

A rendszer bájtra pontosan felismeri, ha ugyanez a fájl már egy másik dokumentumként fent van. Ilyenkor az ablakban megjelenik a Ez a fájl már létezik a tárban: üzenet a meglévő dokumentum számával és címével. Kattints a számra, ha inkább a meglévőt nyitnád meg, vagy a Mégis feltöltöm gombbal hozd létre mégis az újat.

Fájl húzása a listára

A Dokumentumtár lista teljes területére húzott fájlnál ez a felirat jelenik meg: Engedd el a feltöltéshez. Ha egyetlen fájlt engedsz el rajta, az Új dokumentum oldal nyílik meg a fájllal előre kiválasztva – a cím a fájlnévből képződik, és ha már kiválasztottál egy típust a bal oldali listában, azt javasolja. Több fájl elengedésekor nem ez az oldal nyílik meg, hanem a Tömeges feltöltés oldal, előre betöltve a fájlokkal.

Dokumentum egy rekord oldaláról

A cég, a kapcsolattartó, a projekt, a jegy, a megrendelés, a számla és a feladat adatlapján a Dokumentumok kártya Új dokumentum gombja ugyanezt az oldalt nyitja meg. A rekord már előre ki van töltve a Kapcsolatok között (cégnél a Cég is), és a létrehozás vagy a Mégse után visszakerülsz a rekord adatlapjára – lásd Hogyan kapcsolódik egy dokumentum a cégekhez és más rekordokhoz?.