Hogyan hagyok jóvá vagy utasítok el egy dokumentumot?

Ha egy dokumentum a te döntésedre vár, az adatlapja fejlécében megjelenik a Jóváhagyás és a Elutasítás gomb. Döntés után a lánc a következő jóváhagyóra lép, az utolsó jóváhagyás után pedig a dokumentum Jóváhagyva állapotba kerül.

Lépések

1. Nyisd meg a Felülvizsgálat alatt állapotú dokumentum adatlapját.
2. Nézd át a tartalmát a Verziók fülön, vagy töltsd le a verziót.
3. Kattints a Jóváhagyás vagy a Elutasítás gombra.
4. Ha szeretnéd, írj megjegyzést a Megjegyzés (opcionális) mezőbe – a döntéssel együtt rögzül.
5. Erősítsd meg a döntést az ablak gombjával.

A jóváhagyási lánc állása

A Jóváhagyás fülön lépésenként látod, ki a jóváhagyó, ki döntött már, mikor és milyen megjegyzéssel, és melyik lépés következik. Ha nincs folyamatban jóváhagyás, ezt látod: Ehhez a dokumentumhoz nincs folyamatban jóváhagyás.

Mi történik a döntés után?

• Jóváhagyás: a következő lépés jóváhagyója kerül sorra; az utolsó után a dokumentum Jóváhagyva lesz. Hatályossá csak a Hatályba léptetés lépéssel válik – lásd Hogyan léptetek hatályba egy jóváhagyott dokumentumot?.
• Elutasítás: a beküldött verzió Elutasítva jelzést kap, és a rendszer a tartalmából új tervezetverziót nyit, amelyet javítás után újra beküldhetsz.

Ki dönthet?

• A Jóváhagyási lánc módú típusoknál a típus lépésenkénti jóváhagyói – egy szerepkör, egy kolléga vagy az ISMS-felelős. A szerző a saját dokumentumáról sosem dönthet; ilyenkor a fülön ez áll: A szerző nem hagyhatja jóvá a saját dokumentumát.
• A Szerző hagyja jóvá módú típusoknál a dokumentum tulajdonosa hagyja jóvá a saját dokumentumát; a döntés így is bizonyítékként rögzül.

Ha nincs, aki jóváhagyja

Egy láncos típusnál előfordulhat, hogy egy lépés jogosultja kizárólag a dokumentum tulajdonosa lenne – őt viszont a szerzői vétó kizárja. Ilyen dokumentumot a rendszer már a beküldésnél elutasít, hogy ne keletkezzen olyan kérés, amit soha senki nem tudna eldönteni. Ha ez történik, a Beküldés gomb mellett ezt az üzenetet látod: Rajtad kívül senki nem hagyhatná ezt jóvá — igazítsd a jóváhagyási láncot, vagy jelölj ki egy másik jóváhagyót (pl. ISMS-felelőst) a tár beállításaiban. A hozzá tartozó értesítő sávban az Jóváhagyási beállítások megnyitása linkkel egyenesen a típus jóváhagyási láncának szerkesztéséhez jutsz – lásd Hogyan veszek fel új dokumentumtípust?.