Hogyan működik a megőrzés és a selejtezés?
A megőrzési idő a típusból és egy kezdőnapból adódik. Lejárta után a dokumentum a Selejtezés oldalon jelölhető ki, és csak jóváhagyás után semmisül meg.
Frissítve: 2026. október 7.
Minden dokumentumtípushoz tartozhat egy megőrzési idő – például a szerződéseknél 8 év, az ISMS-dokumentumoknál 3 év. Amíg ez nem telik le, a dokumentum nem selejtezhető. Utána a vezetők a Selejtezés oldalon – a Dokumentumtár lista fejlécének azonos nevű linkjéről – kérhetik a megsemmisítését, amelyet egy jóváhagyó hagy jóvá.
Honnan számít a megőrzési idő?
A típus határozza meg a kezdőnapot is:
| Kezdőnap | Példa |
|---|---|
| A visszavonás napja | ISMS-szabályzatok, eljárások, tervek |
| A létrehozás napja | Nyilvántartások |
| A dokumentum lejárata | Adatfeldolgozói szerződések |
| A kapcsolt szerződés vége | Ügyfél- és beszállítói szerződések |
A rendszer a megőrzés végét minden éjjel újraszámolja.
Selejtezés kérése
- Nyisd meg a Selejtezés oldalt (
/library/disposal). Itt a selejtezhető dokumentumok állnak, a megőrzés végének dátumával. - Jelöld ki a selejtezendő dokumentumokat.
- Kattints a fejléc selejtezéskérő gombjára. A kérés Jóváhagyásra vár állapotba kerül.
Ha egyetlen kijelölt dokumentum sem selejtezhető – például mert jogi zárolás alatt áll, vagy még nem járt le a megőrzése –, a rendszer az egész kérést elutasítja, hogy jóváhagyás után ne derüljön ki, hogy egy része kimaradt.
Ha rajtad kívül senki nem dönthetné el a kérést – mert nincs beállítva ISMS-felelős, és te vagy az egyetlen Owner –, a rendszer a kérést már beküldéskor elutasítja, nem csak a döntésnél. Ilyenkor ezt az üzenetet kapod: Rajtad kívül senki nem hagyhatná ezt jóvá — igazítsd a jóváhagyási láncot, vagy jelölj ki egy másik jóváhagyót (pl. ISMS-felelőst) a tár beállításaiban. Jelölj ki ISMS-felelőst a beállításokban, vagy kérj meg egy másik Ownert, hogy ő nyújtsa be a kérést.
A jóváhagyás
A selejtezési kérelmet az ISMS-felelős dönti el, ha nincs kijelölve, bármelyik Tulajdonos. A kérelmező sosem dönthet a saját kéréséről – ha megpróbálja, ezt az üzenetet kapja: A saját selejtezési kérelmedről nem dönthetsz — ezt egy másik jóváhagyónak kell elbírálnia.
- Ha a workspace-ben be van kapcsolva a Jóváhagyások modul, a kérés a Jóváhagyások oldal Rád vár listájában jelenik meg Selejtezés jelöléssel.
- Ha nincs bekapcsolva – a Pro csomagban jellemzően nincs –, a döntés a Selejtezés oldalon történik: a vezetők minden Jóváhagyásra vár sornál a Jóváhagyás vagy a Elutasítás gombbal döntenek, a Jóváhagyások modul nélkül is.
Jóváhagyás után a rendszer megsemmisíti a fájlokat, a dokumentumok Selejtezve állapotba kerülnek, de a számuk és a naplójuk megmarad.
A Korábbi selejtezések részben a korábbi kérelmek állapotát látod: Jóváhagyva, Elutasítva, Végrehajtva vagy Sikertelen.
Kapcsolódó
Hasznos volt?