Hogyan töltök fel egyszerre sok dokumentumot?

Ha egy meglévő irattárat költöztetsz, a fájlokat nem kell egyenként feltöltened. A Tömeges feltöltés oldalon egyszerre több fájlt húzhatsz be; a rendszer mindegyikhez javaslatot tesz, te átnézed, és egy kattintással mindet dokumentummá alakítod.

Lépések

1. A Dokumentumtár oldalon kattints a Tömeges feltöltés gombra, vagy húzz rá egyszerre több fájlt a lista teljes területére – ez automatikusan ide hoz, a fájlokkal előre betöltve.
2. Húzd a fájlokat a kijelölt területre, vagy kattints a Fájlok kiválasztása gombra, és válaszd ki őket. A feltöltés egyszerre három szálon fut.
3. A fájlok soronként jelennek meg. Mindegyiknél ellenőrizd és szükség szerint módosítsd a javasolt típust, prefixet és minősítést.
4. Ha minden rendben van, kattints az oldal alján a Mind elfogad és rögzít gombra. A rendszer létrehozza a dokumentumokat, és visszavisz a listára.

Honnan jönnek a javaslatok?

• Ha a fájlnév egy meglévő prefix kódjával kezdődik – például POL_adatvedelem.docx –, a rendszer ezt a prefixet javasolja.
• Ha a fájlnévben egy cég nevére hasonlító szó áll, a céget is felismeri.
• A címet a fájlnévből képzi.

A sorok jelzései

• Elutasítva – a fájlt a rendszer nem fogadta el, például mert makrót tartalmaz, túl nagy, vagy nem engedélyezett a formátuma. A jelzésen az ok is olvasható. Ez a sor nem kerül a tárba.
• Duplikátum – ugyanez a fájl már szerepel a tárban. A sor ettől még rögzíthető; döntsd el, valóban kell-e a másodpéldány.

Ha még nincs beállítva a tár

A tömeges feltöltéshez is kell aktív dokumentumtípus és számozás. Ha valamelyik hiányzik, az oldal a feltöltési terület helyett a Előbb állítsuk be a dokumentumtárat panelt mutatja, a Mind elfogad és rögzít gomb pedig addig inaktív. A panelen pótolhatod, ami hiányzik – lásd Mit tegyek, ha a Dokumentumtár azt kéri, hogy előbb állítsam be?.