Hogyan módosítom egy dokumentum minősítését, és hogyan állítom be a szinteket?

A minősítés dönti el, ki olvashatja a dokumentumot, és kikerülhet-e külső linkkel, e-mailben vagy az ügyfélportálra. Egy munkaterület minősítési szintjeit te alakíthatod: alapból négy van – Nyilvános, Belső, Bizalmas és Szigorúan bizalmas –, de átnevezheted, átszínezheted, átrendezheted őket, és újat is felvehetsz.

Egy dokumentum minősítésének módosítása

app.topyn.hu/library

1

1. Nyisd meg a dokumentum adatlapját, és kattints a fejléc Minősítés gombjára.
2. Válaszd ki az új minősítést 1.
3. Ha a szint szigorúbb nálad a mostaninál, az ablak előre jelzi, mi történik: A meglévő külső linkek visszavonódnak, mert az új szint nem engedi a külső megosztást. vagy A dokumentum lekerül az ügyfélportálról, mert az új szint nem engedi a portálon való megjelenést.
4. Ha kevésbé szigorú szintre váltasz, írd be az indoklást – ez kötelező és naplózott.
5. Kattints a Mentés gombra.

A szint sorrendje adja a szigorúságot: a lista tetején a legnyilvánosabb szint áll, az alján a legszigorúbb. Ami a sorrendben feljebb van, az „csökkentés”, ami lejjebb, az „emelés”.

• Emelni a dokumentum tulajdonosa és a vezetők tudnak.
• Csökkenteni a Tulajdonos vagy a Menedzser szerepkör tud, és mindig indoklással jár.

A szintek szerkesztése

app.topyn.hu/settings/library

12

A szinteket a vezetők a Dokumentumtár beállításainak Minősítések fülén szerkesztik (/settings/library). Minden szint külön sor 1. A módosítások azonnal mentődnek.

1. Válaszd ki a szint Szín értékét.
2. Írd át a Szint neve mezőt, majd kattints ki belőle (vagy nyomj Entert).
3. A Alapértelmezett jelölővel kijelölheted az alapértelmezett szintet; új dokumentum ezt kapja előre kiválasztva.
4. A nyilakkal mozgathatod a szintet a sorrendben.
5. Állítsd be a szabályokat – lásd alább.
6. Új szintet a lap alján, a Új szint neve mezőbe írt névvel és az Szint hozzáadása gombbal 2 veszel fel.

A négy beépített szintnél a Beépített jelzés áll. Átnevezheted őket, és ha a nevet kitörlöd, visszaáll az eredeti.

Szabályok

Minden szintnek három szabálya van:

Ha egy szabályt kikapcsolsz, a szint meglévő dokumentumainak linkjei visszavonódnak, illetve a dokumentumok lekerülnek a portálról. A rendszer a művelet végén megmondja, hány linket és portál-megjelenést érintett.

Ki olvashatja?

• Minden dokumentumtár-olvasó – aki a Dokumentumtárat láthatja, ezt a dokumentumot is.
• Csak az érintettek és az ISMS-felelős – a felelős, a megosztottak, a nyugtázók és az ISMS-felelős (a vezetők mindig látják).
• Csak az érintettek – a felelős, a megosztottak és a nyugtázók; az ISMS-felelős sem.

Korlátozott olvasású szintnél a külső megosztás és a portál mindig tiltott: ilyenkor a két kapcsoló le van tiltva.

Szint törlése

A kuka ikonnal törölhetsz egy szintet. Az alapértelmezett és az utolsó szint nem törölhető. Ha a szintet használják, a rendszer megmutatja, mi használja – dokumentumok, típusok alapértelmezései, felhasználói alapértelmezések és függő feltöltési tételek –, és kéri, hogy válassz egy szintet, ahová a rendszer az érintetteket áthelyezi (Áthelyezés ide). Az áthelyezett dokumentumokra az új szint szabályai vonatkoznak, így a külső linkek visszavonódhatnak. Törlés után a szint nem állítható vissza.

Az alapszintek szabályai

A részleteket lásd: Ki látja a tárban lévő dokumentumokat?.