Ki látja a tárban lévő dokumentumokat?
Hogy ki látja a dokumentumot, a minősítési szintjének Ki olvashatja szabálya dönti el. Az alapszinteken a Nyilvános és Belső mindenkié a tárban, a Bizalmas és a Szigorúan bizalmas csak az érintetteké.
Frissítve: 2026. október 11.
A Dokumentumtárban a dokumentum minősítése dönti el, ki látja: minden szinthez tartozik egy Ki olvashatja szabály, amelyet a vezetők a Beállítások Minősítések fülén szerkesztenek (lásd Hogyan módosítom egy dokumentum minősítését, és hogyan állítom be a szinteket?). A Tulajdonos és a Menedzser szerepkörű kollégák minden dokumentumot teljes egészében látnak, a Szigorúan bizalmasakat is. Mindenki más a korlátozott olvasású szintű – alapból a Bizalmas és a Szigorúan bizalmas – dokumentumot csak akkor látja, ha hozzáférése van hozzá.
A szabályok
A szabály három módból áll; alább az alapszintek beállítása látszik. Egy saját szintnél a három mód közül választod ki, melyik érvényes rá.
| Minősítés | Ki látja? |
|---|---|
| Nyilvános és Belső | Mindenki, akinek van hozzáférése a tárhoz. |
| Bizalmas | A vezetők, a dokumentum tulajdonosa, a hozzáférési listán szereplők, a nyugtázásra kötelezett szerepkörök és kollégák, valamint az ISMS-felelős. |
| Szigorúan bizalmas | A vezetők, a dokumentum tulajdonosa, a hozzáférési listán szereplők és a nyugtázásra kötelezett szerepkörök és kollégák. |
Ez a szabály mindenhol ugyanígy érvényes: a listában, a szűrők darabszámaiban, a gyorskereső találataiban – a címre és a tartalomra keresve is –, az adatlapon, a letöltésnél és az AI-funkciókban. Akinek nincs hozzáférése egy dokumentumhoz, az a listában sem látja, és ha a címével próbálja megnyitni, ezt az üzenetet kapja: Ez a dokumentum nem létezik, vagy nincs hozzáférésed.
A hozzáférési lista
A korlátozott olvasású (alapból a Bizalmas és a Szigorúan bizalmas) dokumentum adatlapján, a Kapcsolatok fülön a Hozzáférési lista kártya mutatja, mely kollégák vagy szerepkörök kaptak külön hozzáférést, és Olvasás vagy Szerkesztés joggal. Egy bejegyzést a sor kuka ikonjával eltávolíthatsz; a Elvégezve. üzenet Visszavonás gombjával egy percig visszahozhatod.
Hozzáférés megadása
- A Hozzáférési lista kártyán kattints az Hozzáadás gombra.
- Válaszd ki, kinek adsz hozzáférést: egy konkrét kollégának (Felhasználó) vagy egy teljes szerepkörnek (Szerepkör).
- Válaszd ki a kollégát vagy a szerepkört.
- Add meg a hozzáférés szintjét: Olvasás vagy Szerkesztés.
- Kattints az Hozzáadás gombra.
Naplózás
A vezetők a Szigorúan bizalmas dokumentumokat is megnyithatják, de a rendszer minden ilyen olvasást és letöltést a hozzáférési naplóban rögzít, így egy ISO-audit során visszakereshető, ki mikor fért hozzá. A dokumentum módosításait a fejléc Változásnapló gombja mutatja.
Letöltés és vízjel
Korlátozott olvasású szintnél (alapból Bizalmas és Szigorúan bizalmas) az eredeti fájlt csak a tulajdonos és a vezetők töltik le. Mindenki más egy PDF-változatot kap, amelynek fejlécében a dokumentum száma, verziója, állapota, hatálya és minősítése áll, és amely személyre szóló vízjelet is visel.
Kapcsolódó
Hasznos volt?