Hogyan importálok szerződéseket fájlokból?

Ha a meglévő szerződéseid papíron vagy fájlokban vannak, nem kell egyenként begépelned őket. A Szerződések oldal Importálás gombjával feltöltöd a dokumentumokat, a Topin AI kiolvassa belőlük az adatokat, te pedig ellenőrzöd és jóváhagyod az eredményt. Semmi nem kerül a CRM-be a jóváhagyásod nélkül.

Mi kell az induláshoz?

A Szerződés-import oldal tetején az Indítás előtt kártya sorolja fel, ami még akadályozza az importot:

• Az AI funkciók ki vannak kapcsolva ebben a munkaterületben. – a workspace AI funkcióit be kell kapcsolni, lásd Hogyan kapcsolom be az AI funkciókat a workspace-ben?;
• Az AI-feldolgozáshoz szükséges hozzájárulás még hiányzik. – el kell fogadni a Topin AI adatkezelését ugyanott;
• A csomagod nem tartalmazza az AI-alapú dokumentum-kinyerést. – például az Ingyenes csomagban nincs AI;
• A tárhely jelenleg nem elegendő új dokumentumokhoz.

Amíg ezek közül bármelyik fennáll, a feltöltés nem jelenik meg.

Ugyanitt látod, megadhatod a Saját fél adatait (a cégnevet és az adószámot). Ebből tudja a rendszer, hogy egy szerződés két fele közül melyik a ti cégetek, és melyik a partner. Ez ugyanaz a beállítás, mint a Beállítások › Dokumentumok oldal Szerződő fél szakaszában; a Megnyitás a Dokumentumok beállításban hivatkozás oda visz, lásd Hogyan állítom be, ki a szerződő fél a szerződéseken?.

Lépések

1. Nyisd meg a Szerződések oldalt, és kattints a Importálás gombra.
2. Ellenőrizd, hogy az Indítás előtt kártyán nincs akadály, és a saját fél be van állítva.
3. A Dokumentumok feltöltése kártyán válaszd ki a fájlokat: PDF, DOCX vagy ZIP, fájlonként legfeljebb kb. 50 MB, egy kötegben legfeljebb 50 fájl.
4. A feltöltés után a rendszer egy kötegbe gyűjti a fájlokat, és megnyitja a köteg oldalát. A ZIP-et kibontja, és minden dokumentumot külön tételként dolgoz fel.
5. Várd meg, amíg a tételek Ellenőrizhető állapotba kerülnek. A köteg oldala mutatja, hány fájl Várakozik, hány ellenőrizhető és hány sikertelen; a feldolgozás a háttérben fut, közben elnavigálhatsz.
6. Ellenőrizd és hagyd jóvá a tételeket – lásd Hogyan ellenőrzöm és hagyom jóvá az importált szerződéseket?.

A korábbi kötegeidet az import oldalán, a Korábbi kötegek listában éred el.

Milyen fájlokat nem tud feldolgozni?

• régi, .doc formátumú Word-fájlt és makrót tartalmazó DOCX-et;
• jelszóval védett vagy sérült ZIP-et, és ZIP-ben lévő újabb ZIP-et;
• üres vagy túl nagy fájlt.

Ezek Nem támogatott vagy Sikertelen állapotot kapnak, a többi tétel ettől függetlenül feldolgozható. Ha egy fájl már szerepel egy szerződésnél, Duplikátum jelzést kap, és ellenőrzéskor te döntöd el, mi legyen vele.

Meddig marad meg egy köteg?

Ha egy ellenőrzésre váró köteggel 30 napig nem foglalkozik senki, a rendszer Lejárt állapotba teszi. A lezárt, megszakított és lejárt köteg – a feltöltött fájlokkal és a kiolvasott adatokkal együtt – 90 nap után törlődik. A jóváhagyással létrehozott szerződések, cégek és dokumentumok ettől megmaradnak.