Hogyan ellenőrzöm és hagyom jóvá az importált szerződéseket?

Az import akkor ér valamit, ha te is ránéztél: a Topin AI által kiolvasott adatokból csak az lesz szerződés, cég, megrendelés vagy dokumentum, amit jóváhagysz. Az ellenőrzést a köteg oldalán végzed, amint a tételek Ellenőrizhető állapotba kerültek.

A tételek listája

A köteg oldalán a táblázat minden dokumentumhoz egy sort mutat: a Fájl, a felismert Típus, a Partner, az Állapot és a Jelzők oszloppal. A jelzők figyelmeztetnek, ha valamit kiemelten nézz meg – például Bizonytalan felismerés, Szkennelt oldalak vagy Nagy árváltozás.

A lista fölött állapot és típus szerint szűrhetsz, és több tételt kijelölve egyszerre hagyhatod jóvá vagy utasíthatod el őket.

Egy tétel ellenőrzése

app.topyn.hu/contracts/import

123

1. Kattints a tétel sorára. Jobb oldalt megnyílik a részletes nézete.
2. A Dokumentum megnyitása linkkel új lapon megnézheted az eredeti dokumentumot.
3. Ellenőrizd a Dokumentum típusa mezőt 1: Szerződés, Módosítás, Megrendelés, Melléklet vagy Nem szerződés. Ha a felismerés bizonytalan, a mező alatt figyelmeztetés jelenik meg.
4. A Cég résznél ellenőrizd, melyik cégre illeszkedett a partner (adószám, cégjegyzékszám vagy név alapján), vagy válaszd az Új cég lehetőséget.
5. Ellenőrizd a Partner szerepe mezőt 2 (Megrendelő vagy Szolgáltató).
6. Nézd át a kiolvasott mezőket – megnevezés, dátumok, futamidő, felmondási idő, megújítás, számlázási gyakoriság, díj, pénznem, ÁFA –, és javítsd, ahol kell. A mezők alatt látod, a dokumentum melyik oldaláról származnak, és ha egy értéket a rendszer nem tudott egyértelműen értelmezni.
7. Szerződésnél és módosításnál ellenőrizd a javasolt állapotot (például Futó, ha a dokumentum szerint a szerződés most fut) és az indoklását.
8. Kattints a Mentés gombra, ha később folytatnád, vagy a Jóváhagyás gombra 3, ha minden rendben van. Ha a tétel nem kell, válaszd az Elutasítás gombot; elutasított tételt a Visszaállítás gombbal hozhatsz vissza.

Módosítások, megrendelések és mellékletek

• Módosításnál, megrendelésnél és mellékletnél a Kapcsolódó szerződés mezőben választod ki, melyik szerződéshez tartozik. A rendszer szerződésszám és partner alapján javasol egyet; egy ugyanebben a kötegben lévő szerződést is választhatsz – ilyenkor előbb azt kell jóváhagyni.
• Módosításnál a rendszer megmutatja, mely mezők változnának a szerződésen. A Változások átvezetése a szerződésre jelölővel döntöd el, hogy átvezesse-e őket; 50%-nál nagyobb árváltozásnál külön figyelmeztet.
• Megrendelésnél a Megrendelés létrehozása jelölővel kérheted, hogy a rendszer rendelést is készítsen belőle – ehhez a Rendelések modulnak bekapcsolva kell lennie.
• Ha egy dokumentum már szerepel egy szerződésnél, válaszd ki, mi legyen vele: Kihagyás, Csatolás dokumentumként vagy Új szerződésként mégis.

Mi lesz a jóváhagyott tételből?

A jóváhagyás a tétel típusától függően létrehozza vagy frissíti a céget és a szerződést (vagy a rendelést), és a dokumentumot a szerződés Dokumentumok kártyájára csatolja. A tétel ezután Jóváhagyva állapotú, és látszik rajta, ki és mikor hagyta jóvá.

A köteg lezárása

Ha végeztél, kattints a köteg oldalán a Lezárás gombra. A még jóváhagyásra váró tételek ekkor elutasítottá válnak, a már jóváhagyott rekordok megmaradnak. Ha félbehagynád az egészet, a Megszakítás gomb törli a még jóvá nem hagyott fájlokat.