Hogyan automatizálom a Munka ismétlődő lépéseit szabályokkal?

Az automatizmus egy szabály, ami magától elvégez egy-két apró lépést: kiosztja az újonnan létrejött elemet, megemeli a prioritását, vagy átlépteti egy másik állapotba. Három részből áll: mikor fusson (esemény vagy ütemezés), mely munkaelemekre illeszkedjen (feltételek), és mit tegyen (műveletek). A szabályokat a projekt Beállítások fülén, az Automatizálás kártyán hozod létre; a teljes munkaterületre érvényeseket a Beállítások › Munka oldalon.

Hol találod?

• Egy projekthez: nyisd meg a projektet, majd a Beállítások fület. Ha a projekt nem Profi módú, először válts a Profi módra (lásd A projekt beállításai és a projektváltó).
• A teljes munkaterülethez: a Beállítások Ügyfélszolgálat és tartalom csoportjában, a Munka oldalon, az Automatizálás résznél. Ez az oldal minden olyan szabályt listáz, amit látsz, a hatókörét jelző címkével.

Új szabály létrehozása

1. Kattints az Új automatizmus gombra. Megnyílik a szerkesztő.
2. Add meg a Név mezőt (kötelező), és ha szeretnéd, a leírást.
3. A Hatókör választóval döntsd el, hol érvényes: egy projekten belül, vagy a Teljes munkaterület. Egy projekt beállításai közül indítva alapból az a projekt van kiválasztva.
4. A Mikor fusson résznél válaszd ki, mikor fusson (lásd lent).
5. Szükség esetén add meg a feltételeket, majd legalább egy műveletet.
6. Kattints a Mentés gombra. A szabály aktívan kerül a listára, hacsak a Aktív kapcsolót le nem kapcsoltad.

Mikor fusson?

Ütemezett szabály egy futásnál legfeljebb 1000 munkaelemet vizsgál meg, és egy elemen egy időablakban egyszer fut le.

Feltételek

A Feltételek rész ugyanaz a feltételépítő, amit a Service Desk szabályainál is látsz: mezők, műveletek és értékek sorai, a Feltétel hozzáadása és a Csoport hozzáadása gombbal csoportokba szervezve. A csoport mindegyikre vagy bármelyikre illeszkedést kér.

Feltételként használhatod a munkaelem állapotának kategóriáját, prioritását, méretét, szintjét, típusát, felelősét, azt, hogy ügyfélnek látható-e, az indulásra készség pontszámát, eseményre induló szabálynál pedig az esemény típusát. A munkaelemek egyéni mezői is megjelennek a listában. Ha nem adsz meg feltételt, a szabály minden illeszkedő eseményre (vagy ütemezett vizsgálatnál minden elemre) lefut.

Műveletek

Egy szabályban legfeljebb 10 művelet lehet, a megadott sorrendben futnak. A Művelet hozzáadása gombbal veszel fel újat, a nyilakkal (Feljebb, Lejjebb) rendezed őket, a Művelet törlése gombbal törlöd.

Néhány szabály:

• Az állapot és a szint váltása szabályonként egyszer szerepelhet (Az állapot és a szint váltása szabályonként egyszer szerepelhet.), és egy egyéni mezőt sem állíthat két művelet.
• Az állapot-váltás célja nem lehet elakadt állapot: az elakadáshoz indok kell, azt a szabály nem tudja megadni. Elakadt elemet a szabály nem léptet.
• A szint-váltás nem fogadja el azt a szintet, amelynek nem lehetnek gyerekei, ha az elemnek már vannak.
• Kapcsolat típusú vagy egyedi értékű egyéni mezőt a szabály nem állíthat (kapcsolat típusú, nem állítható, egyedi értékű, nem állítható).
• Ha egy mező kötelező, az értékét a szabály nem ürítheti ki.

A Futtatás szerepköre

A Futtatás szerepköre választó dönti el, milyen jogosultsággal lépteti az állapotot a szabály:

• Projektkezelő (alapértelmezett) (az alapértelmezett): a szabály úgy lép át az állapotok között, mint a projekt felelőse. Ezért átléphet a projekt szigorú módján és a WIP-limiten. Ha ezt megtette, a futásnapló jelzi (Átlépte a szigort vagy a WIP-limitet).
• Tag: a szabály úgy lép, mint egy átlagos csapattag. Nem lép át sem a munkafolyamat szigorán, sem a WIP-limiten, és csak olyan átmenetet indít, amelyet egy tag is elindíthat.

A választó alatt mindig látod a kiválasztott érték rövid magyarázatát. A szerepkör csak az állapot léptetését érinti; a többi művelet (kiosztás, prioritás, megjegyzés és a többi) szerepkörtől függetlenül ugyanúgy fut.

Mit jelent a „Részleges” eredmény?

A futásnapló minden futáshoz egy eredményt mutat:

A „Részleges” eredmény nem hiba, hanem a szabály tudatos korlátja. A tipikus oka, hogy a Tag szerepkörű szabály állapotlépését megállította a WIP-limit (A WIP-limit megakadályozta a lépést.), a projekt szigorú módja (A projekt szigorú módja megakadályozta a lépést.), vagy hogy nincs átmenet a két állapot között (Nincs átmenet az elem mostani állapotából a célállapotba.). Az érintett művelet sora a naplóban megmondja az okot. Ha azt szeretnéd, hogy a szabály átlépjen a korláton, válts a szerepkörén Projektkezelőre; ha nem, a „Részleges” az elvárt viselkedés.

Egy állapot, amelyben az elem már eleve benne van, nem számít hibának, és nem tesz a futást „Részlegessé”.

A Próbáld ki ablak

Mielőtt éles elemeken futna, kipróbálhatod, mit tenne a szabály egy konkrét munkaelemen. A próba semmit nem módosít.

1. Mentsd el a szabályt (új szabályt előbb el kell mentened: Előbb mentsd el.).
2. Nyisd meg a szabályt szerkesztésre: a sor végén a három pontos menüből a Szerkesztés pontot.
3. Kattints a Próbáld ki gombra.
4. Írd be a Munkaelem kulcsa mezőbe egy munkaelem kulcsát (például CRM-12). Eseményre induló szabálynál az Esemény választóval megadhatod, melyik eseményt játssza le.
5. Kattints a Kipróbálom gombra.

Az ablak megmondja, teljesülnek-e a feltételek (A feltételek teljesülnek. vagy A feltételek nem teljesülnek.), ha a szabály nem futna le, miért nem (például mert ki van kapcsolva), és műveletenként, mit változtatna (mi lenne a régi és az új érték). A Kiértékelt értékek részben az elem kiértékelt mezőit látod.

A próba a szerkesztőben látható, még el nem mentett állapotot használja, ezért a módosításokat mentés előtt is kipróbálhatod. Ha az állapot érvénytelen, a hibákat a szerkesztő mezői mellett találod.

A futásnapló

A szabály sorában a három pontos menü Futások pontja megnyitja a szabály legutóbbi futásait. Minden sorban látod az eredményt, a munkaelem kulcsát (ha nem láthatod az elemet, ezt: Rejtett munkaelem), azt, hogy a szabály hányadik verziója futott, az időpontot, és műveletenként, hogy sikerült-e, az okkal.

• A Csak beavatkozások jelölővel elrejtheted azokat a futásokat, ahol a feltételek nem teljesültek.
• A Továbbiak gombbal régebbi sorokat töltesz be.
• A napló nem végtelen: a feltételeken elhasaló (nem illeszkedő) futásokat 14 nap, a többit 90 nap után törli a rendszer.

Be- és kikapcsolás, leállás, törlés

• A sor kapcsolójával a szabályt bármikor ki- és bekapcsolhatod; a kikapcsolt szabály Kikapcsolva címkét kap.
• Eseményre induló szabály egy elemen óránként legfeljebb 30-szor futhat; a felettit a rendszer kihagyja.
• Ha egy szabály egymás után 20 hibás (Hibás) futással zárul, magától leáll, és Automatikusan leállítva címkét kap. A „Részleges” futás nem számít hibának. Javítsd a szabályt, majd kapcsold vissza: a visszakapcsolás nullázza a hibaszámlálót.
• Ha közben valaki más módosította a szabályt, a mentés Valaki közben módosította a szabályt. üzenetet ad, és az Újratöltés gombbal betöltheted az új változatot.
• A törlés megerősítést kér (Törlöd az automatizmust?). A korábbi futások még egy ideig megmaradnak a naplóban.

Amit érdemes tudnod

• Ha egy projektben és a teljes munkaterületen is van hasonló szabály, mindkettő lefut. A teljes munkaterületre szóló szabály a nem látható projektek elemeire is érvényes.
• A projekt Profiról visszaváltásakor a szabályok megmaradnak, csak rejtve lesznek.