Hogyan kerülnek be az új partnerek és levelek a behúzás után?

Az első behúzás után nincs teendőd: a fiók folyamatosan szinkronizál. Az új levelek a megfelelő kapcsolattartó és cég idővonalára kerülnek, az új levelezőpartnerekből és névjegyekből kapcsolattartó, a cégeikből cég lesz. A fiók kártyáján az utolsó szinkron idejét látod.

Mi mikor frissül?

A kapcsolattartó és a cég nem a levél megérkezésekor, hanem a következő óránkénti rendezéskor jön létre – ezért egy új partner kapcsolattartója akár egy órával a levele után jelenik meg.

Az óránkénti körnek pótló szerepe is van: ha egy korábbi behúzás nem készült el teljesen, a rendszer ilyenkor magától folytatja a hiányzó részeket. Egy körben csak néhány fiókot vesz sorra, részenként legfeljebb háromszor próbálja, és csak olyan hibát próbál újra, amit nem neked kell megoldanod. Lásd Hogyan követem a behúzás állapotát?.

Hogyan rendezi az AI a behúzott rekordokat?

A behúzott személyeket és cégeket a Topin AI rendezi, ha az AI be van kapcsolva a workspace-ben, és az Import-rendrakás (személyek, cégek) funkció nincs kikapcsolva:

• Személyeknél a Topin AI besorolja a szerepet (ügyfél, érdeklődő, beszállító, partner vagy egyéb), és rövid összefoglalót ír.
• Cégeknél az iparágat a rendszer egy zárt, rögzített listából választja, a cég nevét pedig a honlapja alapján állapítja meg. A cég szerepe az ott dolgozó emberek szerepének többsége; ha nincs ilyen, „egyéb".
• Csak üres mezőt tölt ki: amit kézzel beírtál vagy átírtál, azt nem írja felül.
• Pótlás: óránként a rendszer sorra veszi azokat a már behúzott személyeket és cégeket is, amelyek még nincsenek rendezve, így a korábbi behúzásaid rekordjai is utolérik magukat. Egy futásban legfeljebb 300 személy és 150 cég kerül sorra, a többi a következő órákban.

Ahol az üzemeltető bekapcsolta, a személyek e-mail-aláírásából a név, a beosztás és a cég kinyerése külön, az OpenAI-jal történik, ugyanezen a kapcsolón: nincs hozzá külön beállítás, az Import-rendrakás (személyek, cégek) kikapcsolása ezt is leállítja. Az adatkezelés részleteit lásd Hogyan kezeli az AI a workspace adatait?.

Kiből lesz kapcsolattartó és cég?

• Kapcsolattartó abból lesz, akivel valóban leveleztél, találkoztál, vagy akit elmentettél a névjegyeid közé.
• A hírlevelek, az automatikus feladók és a saját kollégáid kimaradnak.
• A céges e-mail-domainekből cég lesz, és a kapcsolattartó hozzá kerül; a szabad levelezőcímekből (például gmail.com) nem lesz cég.
• Ha a kapcsolattartó vagy a cég már létezik, a rendszer azt használja, nem hoz létre újat.
• Az új rekord felelőse az a kolléga lesz, aki a legtöbbet levelezett vele.

Mit nem csinál a szinkron?

• Nem ír felül semmit, amit kézzel beírtál: egy meglévő kapcsolattartónál csak az üres mezőket (például a nevet vagy a beosztást) tölti ki.
• Nem hoz létre dealt. Ha egy cégtől ajánlat vagy szerződés érkezik csatolmányként, vagy vásárlási szándékot jelző levél, és nincs nyitott dealje, az asszisztens „Lehetőség” javaslattal szól, és te döntöd el, lesz-e belőle deal.
• Nem küld, nem töröl és nem módosít semmit a levelezésedben és a névjegyeidben.