Hogyan találom meg a levelekből érkezett dokumentumokat?

Ha a behúzás beállításakor bejelölted a Csatolmányok forrást, a levelekhez csatolt ajánlatok, szerződések és számlák a cég és a kapcsolattartó adatlapjára kerülnek. A Dokumentumok panelen egy helyen látod, mit küldtetek egymásnak és mikor – a panel csak akkor jelenik meg, ha van legalább egy dokumentum.

Lépések

app.topyn.hu/companies

1

1. Nyisd meg a cég vagy a kapcsolattartó adatlapját; cégen a Dokumentumok fülön látod a panelt.
2. Keresd meg a Dokumentumok panelt. Minden sor egy dokumentum: a fájl neve, a típusa, a levél dátuma és a fájl mérete. Ha a rendszer besorolta a dokumentumot, a név alatt egy egysoros leírás is áll.
3. Kattints a fájl nevére 1, és a dokumentum új lapon nyílik meg.

Mely csatolmányokból lesz dokumentum?

• PDF-, Word- (doc, docx), Excel- (xls, xlsx) és PowerPoint- (pptx) fájlokból. A képek – például egy aláírásban lévő logó – soha nem dokumentumok.
• A PDF-fájlt a rendszer eltárolja, ha legfeljebb kb. 10 MB, így a panelről megnyithatod.
• A többi típusnál és a nagyobb fájloknál csak a tény kerül be: a fájl neve, dátuma és mérete, mellette ezzel a jelzéssel: a postafiókban A fájlt ilyenkor a levelezésedben találod meg.

Mit jelent a típus?

Ha a workspace-ben be van kapcsolva az AI, a rendszer a fájl neve, a levél tárgya és eleje alapján besorolja a dokumentumot: Ajánlat, Szerződés, Számla vagy Egyéb. A fájl tartalmát ehhez nem olvassa el. AI nélkül a dokumentum típusjelzés nélkül jelenik meg.

Ha egy csatolmány nem érkezett meg

Ha egy csatolmány letöltése átmenetileg elbukik, például mert a Google korlátozza a lekérdezéseket, a rendszer magától újra sorra teszi. A dokumentum ilyenkor később jelenik meg a panelen, nincs teendőd. Ha a csatolmányok hosszabb ideig nem érkeznek meg, a fiók kártyáján a Csatolmányok sor mutatja az okot, és a rendszer óránként újrapróbálja; lásd Hogyan követem a behúzás állapotát?.

Mentés a Dokumentumtárba

Ha a Dokumentumtár modul be van kapcsolva, egy eltárolt csatolmány mellett megjelenik a Mentés a tárba link.

1. Kattints a Mentés a tárba linkre a csatolmány alatt.
2. Ellenőrizd vagy módosítsd a Cím mezőt.
3. Válaszd ki a Típus és a Számozási minta értékét.
4. Kattints a Mentés gombra.

A csatolmány ezzel önálló, számozott dokumentumként él tovább a tárban; a panelen a link helyén ezután az Megnyitás a tárban link viszi oda. A Mentés a tárba linket csak az látja, akinek joga van dokumentumot létrehozni a tárban.