Hogyan dönti el a Topyn, melyik ügyfélhez tartozik egy levél?

Minden beérkező levelet a Topyn a beérkezéskor két dologhoz próbál párosítani: egy kapcsolattartóhoz és egy céghez. A kettő független egymástól, így egy olyan kolléga levele is a céghez kerül, akit még nem vettél fel kapcsolattartóként. Kimenő levélnél (ha a postafiók a küldött leveleket is behozza) ugyanez a címzett alapján történik.

Kapcsolattartó: pontos cím alapján

A Topyn a feladó címét összeveti a kapcsolattartók e-mail-címeivel – előbb az elsődleges címmel, aztán a kapcsolattartónál megadott többi címmel. A kis- és nagybetű nem számít. Ha nincs egyezés, a levél nem kerül egyetlen kapcsolattartóhoz sem.

Cég: szabályok és domain alapján

A cég kiválasztása a legbiztosabb jeltől halad a leggyengébb felé:

1. Ha a feladó kapcsolattartóként szerepel, a levél az ő cégéhez kerül.
2. Ezután a cégeknél megadott teljes e-mail-címek következnek.
3. Majd a cégeknél megadott domainek.
4. Végül a cégek weboldalának domainje.

Ingyenes levelezők (például gmail.com) domainje alapján a Topyn nem párosít, mert az sok különböző embert takar. Ha egy cég ilyen címről ír, vedd fel a konkrét címet a cég Bejövő levelek párosítása paneljén.

Deal és lead

• A deal idővonala csak azokat a leveleket mutatja, amelyek bizonyíthatóan a dealhez tartoznak: a levél megnevezi a deal ajánlatának számát (például Q-2026-0004) vagy az ajánlat linkjét, tartalmazza a deal azonosítóját, ugyanabban a beszélgetésben van egy már a dealhez tartozó levéllel, vagy valaki kézzel kapcsolta a dealhez. Az, hogy a cég vagy a kapcsolattartó azonos, önmagában nem elég: az ilyen levél (például egy üzemeltetési levelezés ugyanazzal az ügyféllel) a cég és a kapcsolattartó adatlapján marad, a dealen nem jelenik meg. A deal oldaláról egyszerűen hozzákötheted: lásd a levelek idővonaláról szóló cikket.
• A lead idővonalán azok a levelek jelennek meg, amelyeket a Topyn a leadhez rendelt.