Hogyan csatlakoznak automatikusan a kollégák Google-fiókkal?

Ha a céged Google Workspace-t használ, a workspace Tulajdonosa beállíthatja, hogy aki a céges Google-fiókjával lép be a Topynba, magától tag legyen – meghívó nélkül, a Tulajdonos által választott szerepkörrel. A beállítás a Csapat oldalon van. Csak a Tulajdonos módosíthatja; a Menedzser látja, de csak olvashatja: Csak a tulajdonos módosíthatja.

Előkészület: egyszer lépj be a céges Google-fiókoddal

A cég domainjét csak úgy veheted fel, ha a saját Google-szervezeted igazolja: így egy workspace nem foglalhatja le másik cég domainjét. Azt, hogy melyik szervezethez tartozol, a Topyn a Google-belépésedből tudja meg. Amíg még nem léptél be a céges Google-fiókoddal, a domain mező le van tiltva, és alatta ez a súgó áll: Lépj be egyszer Google-lel a céges fiókoddal, hogy hozzáadhasd a céged domainjét.

Lépj ki, és a belépőoldalon kattints a Belépés Google-lel gombra – a céges Google-fiókoddal, amelynek a címén a Topyn-fiókod van. Ha a fiókodnak jelszava is van, az első Google-belépésnél egyszer megkéri a jelszót, lásd Hogyan lépek be Google-fiókkal?. Ezután a Csapat oldalon a súgó már azokat a domaineket mutatja, amelyeket felvehetsz. A gmail.com-os vagy más, nem Google Workspace-es fiók nem igazol domaint.

Lépések

app.topyn.hu/settings/team

1234

1. Nyisd meg a Beállításokban a Csapat oldalt, és görgess a Belépés Google-lel szakaszhoz: a tagok és a meghívók alatt van.
2. Kapcsold be az Automatikus csatlakozás Google-fiókkal kapcsolót 1.
3. Írd a cég domainjét az Engedélyezett domainek mezőbe 2 (például cegem.hu), és kattints a Domain hozzáadása gombra, vagy nyomj Entert. A domain megjelenik a mező mellett; az ✕ gombbal eltávolíthatod. Legfeljebb tíz domain vehető fel.
4. Válaszd ki az új kollégák szerepkörét a Szerepkör az új kollégáknak listában 3: Menedzser (ez az alapértelmezett), Értékesítő vagy Megtekintő. Tulajdonos nem választható.
5. Kattints a Mentés gombra 4. Visszajelzést kapsz: Beállítás mentve

A kapcsoló, a domainek és a szerepkör csak a mentés után lépnek életbe. Ha a szakaszt nem látod, nincs jogosultságod hozzá (a Tulajdonos és a Menedzser látja), vagy a Google-belépés a Topynban éppen nincs bekapcsolva.

Melyik domaint veheted fel?

• Csak azt, amelyiket a saját Google-szervezeted igazol: a Google-fiókod szervezetének domainjét, és ha eltér tőle, a saját e-mail-címed domainjét. A kártya súgója felsorolja őket.
• A csatlakozáshoz a kolléga e-mail-címének domainje és a Google-szervezetének domainje is szerepeljen a listán. A legtöbb cégnél ez ugyanaz a domain; ha a Google Workspace elsődleges domainje eltér a címek domainjétől, mindkettőt vedd fel.
• Egy domaint egyszerre legfeljebb egy workspace használhat bekapcsolt automatikus csatlakozással. Ha egy másik workspace már használja, a mentés nem sikerül, és a mező alatt hibaüzenet jelenik meg; a másik workspace Tulajdonosa a domain eltávolításával vagy a kapcsoló kikapcsolásával szabadíthatja fel.
• Hibás bevitelnél a mező alatt ezek egyike áll: Érvénytelen domain., Ez a domain már a listán van. vagy Ezt a domaint nem a te Google-szervezeted igazolja.

Mi történik, amikor egy kolléga belép?

A kolléga a belépőoldalon a Belépés Google-lel gombbal, a céges Google-fiókjával lép be. Ha a címe és a Google-szervezete is szerepel a listán, és még nem tagja a workspace-nek, a Topyn létrehozza a fiókját a Google-ból átvett nevével, helyet ad neki a workspace-ben a választott szerepkörrel, és a workspace-be nyitja meg a belépést.

• Aki már tagja volt a workspace-nek, akár deaktiválták is, azt a Google-belépés nem adja hozzá újra: akit kiléptettél, az nem tér vissza magától.
• Ha a kollégának nyitott meghívója van ugyanarra a címre, a meghívó szerepköre érvényes, és a meghívó felhasználttá válik.
• Ha a kollégának már van Topyn-fiókja egy másik workspace-ben, ugyanazzal a fiókkal csatlakozik ide is. Ha annak a fióknak jelszava van, az első Google-belépésnél egyszer megadja a jelszót.
• Gmail-címmel vagy más, nem Google Workspace-es fiókkal nincs automatikus csatlakozás.
• Ha a csatlakozással új fiók jön létre, ahhoz nem tartozik jelszó: a kolléga a Google-fiókjával lép be.

Az új tag csatlakozását a Változásnapló is rögzíti: a tag bejegyzésén a Csatlakozás módja mező mutatja, hogy Google-lel csatlakozott.

A helykeret

Az automatikusan csatlakozó kollégák is felhasználói helyet foglalnak, és beleszámítanak a csomagod keretébe. A kártya ezt így mondja: Az így csatlakozó kollégák is felhasználói helyet foglalnak. Ha betelt a keret, nem tudnak csatlakozni. Ha a csomagodnak van felhasználói kerete, a megjegyzés végén a foglalt és az összes hely számát is látod.

Ha a keret betelt, a kolléga nem csatlakozik. Ha nincs más workspace, ahová beléphetne, ezt az üzenetet látja: A workspace elérte a csomagjában foglalt felhasználói helyek számát. Szólj a tulajdonosnak.

Hogy ki maradt ki, azt a Tulajdonos és a Menedzser a Változásnapló oldalon látja. A workspace-hez a rendszer nevében (Rendszer) bejegyzés készül, amelyet a Típus szűrő Workspace értékével találsz meg. A bejegyzés mezője Google-csatlakozás elutasítva (betelt a keret), az értéke pedig a kolléga neve és e-mail-címe. Szabadíts fel egy helyet (például deaktiválj egy tagot, vagy vonj vissza egy függő meghívót), vagy válts nagyobb csomagra, majd a kolléga lépjen be újra.

Hogyan állítom le?

Kapcsold ki az Automatikus csatlakozás Google-fiókkal kapcsolót, és kattints a Mentés gombra. Új kolléga ettől kezdve nem csatlakozik automatikusan; a már csatlakozottak megmaradnak, a meglévő fiókokba pedig a Google-belépés továbbra is működik.